Hoje eu quero falar um pouco sobre algumas ferramentas de diagnóstico empresarial que são utilizadas, e sobre a metodologia aplicada na consultoria. Vale ressaltar que muitas destas ferramentas podem ser utilizadas no seu dia a dia, afinal hoje em dia quem não tem controle não consegue enfrentar a concorrência.
Vamos começar falando sobre a metodologia aplicada.
- Visita para Avaliação do Perfil da Empresa e do Empresário;
Esta é a primeira e a principal etapa, entender as necessidades. Cada Empresa tem suas particularidades, e a coleta de dados é fundamental.
- Apresentação do Diagnóstico Preliminar e Proposta;
Com todos os dados coletados e analisados, o Consultor elabora um diagnóstico preliminar, uma proposta detalhada dos pontos observados e a estimativa do trabalho a ser realizado.
- Entrevista com responsáveis pelos setores chave;
Após a aprovação do início dos trabalhos é realizado uma entrevista mais minuciosa com os responsáveis pelos setores chave (setores com os problemas detectados). Muitas vezes podem surgir novas demandas e uma nova reavaliação dos trabalhos e tempo estimado originalmente.
- Apresentação do Primeiro Relatório;
Este primeiro relatório tem o objetivo de apontar algumas situações da qual o Empresário não havia observado. Com este relatório o Empresário já começa a enxergar qual o caminho a seguir.
- Definição das Ações Corretivas e Cronograma;
Esta etapa é chamada “mão na massa”, uma vez definido o que fazer e como fazer é hora de partir para as ações corretivas e é nesta hora que as ferramentas atuam. Nesta etapa o cronograma é apresentado aos envolvidos e começam as mudanças. Muitas vezes são mudanças comportamentais, outras são de controle, implantações e as correções.
- Verificação dos Resultados e Apresentação do Segundo Relatório;
Após implantadas todas as melhorias e/ou mudanças, são realizadas as análises de resultado e a apresentação do segundo relatório para que o Empresário possa enxergar o antes e o depois.
- Apresentação do Termo de Encerramento do Trabalho.
Após finalizado os trabalhos e com a aprovação do cliente é realizado o termo de encerramento do trabalho.
Conheça algumas ferramentas que normalmente são utilizadas durante e após o processo de mudanças, aprimoramentos e melhorias implantadas.
Cronograma de trabalho
O cronograma é um instrumento de planejamento e controle em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado.
Esta ferramenta é muito utilizada durante o período de mudanças e/ou implantações e é nela que se observa de forma simples e rápida o que precisa ser feito e o tempo para conclusão.
Normalmente utilizada no início de um trabalho
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Esta ferramenta é conhecida como:
What (o quê?), Why? (por quê?), How? (como?), When? (quando?), How much? (quanto?), Where? (onde?) e Who? (quem?)
É uma ferramenta de gestão administrativa contendo um checklist de determinadas tarefas que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa.
Ela funciona como um mapeamento destas tarefas, onde fica estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em que período, em qual área da empresa e os motivos pelos quais esta tarefa deve ser feita.
Com esta ferramenta fica muito claro a missão de cada colaborador.
Análise SWOT
A sigla SWOT é derivada de termos em inglês que significam pontos fortes (strengths), pontos fracos (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças para o seu negócio (threats).
Os dois primeiros itens são fatores que compõem a sua empresa, logo, são controláveis e podem ser alterados dentro do ambiente interno. Já os dois últimos itens são incontroláveis e estão presentes no ambiente externo. Cabe ao Consultor ou ao Empresário saber lidar com eles e aproveitá-los.
Controle de Turnover e Absenteísmo
O absenteísmo nas empresas se refere às faltas e aos atrasos frequentes dos colaboradores. Ele se difere do turnover no que diz respeito à alta rotatividade de trabalhadores em uma companhia.
Apesar de distintos, os dois conceitos precisam ser acompanhados pela área de Recursos Humanos. Vale lembrar que um aumento nesses índices mostra que algo não vai bem com a organização.
Avaliação de desempenho
A Avaliação de Desempenho é uma das ferramentas mais importantes em gestão de pessoas, já que objetiva analisar o desempenho individual. Por meio desse processo, o Empresário pode diagnosticar e analisar o comportamento de um colaborador ou da equipe durante um período determinado.
Com o resultado de uma Avaliação de Desempenho, é possível constatar se a postura individual e coletiva do avaliado condiz com a cultura da empresa.
Desempenho da equipe de vendas
A avaliação do desempenho pode ser definida como um processo ou um conjunto de processos que visam estabelecer uma ferramenta que vai medir informações para a criação de um modelo de gestão dos objetivos comerciais. Por meio da medição contínua dos resultados é possível corrigir falhas e realizar atividades motivacionais para a obtenção dos objetivos determinados pela Empresa.
Reduzir custos, mudar hábitos e ser mais eficiente, nos dias de hoje se tornou obrigação. As empresas que não se ajustam aos novos tempos tendem a ficar para traz e desaparecer.
Existe ainda umas tantas outras ferramentas de diagnósticos como PDCA, KPI, Matriz BCG, Matriz GUT, SIG sistema de informação e etc. O importante é saber que para cada situação e o tamanho da sua empresa existe uma ferramenta que pode se ajustar às necessidades. Portanto, uma Consultoria nada mais é do que sugestões, implantações e correções que são passadas ao Empreendedor e aos seus colaboradores para que a empresa seja mais eficiente e a partir dai posso tomar o rumo desejado.
Nas próximas postagens vamos falar mais sobre estas e outras ferramentas como por exemplo: Como calcular o valor da sua empresa, ponto de equilíbrio, Curva ABC e outras mais.
